Begleitung bis zum Notartermin und zur Übergabe: Ablauf beim Immobilienkauf

Bevor ein Notartermin anberaumt wird, durchlaufen Käufer und Verkäufer mehrere Vorstufen. Zunächst steht die Objektprüfung: Wohnfläche, Baujahr, Energieausweis, Mietverträge, Teilungserklärung bei Eigentumswohnungen sowie das Grundbuch mit etwaigen Lasten und Dienstbarkeiten. Anschließend wird der Kaufpreis verhandelt, häufig auf Basis einer Wertermittlung. Erst wenn Preis und Bedingungen feststehen, wird die Notarin oder der Notar mit dem Entwurf des Kaufvertrags beauftragt.

Die Entwurfsfassung wird beiden Parteien zugesandt und sollte sorgfältig gelesen werden. Zu prüfen sind Kaufpreis, Zahlungsmodalitäten, Fälligkeitsvoraussetzungen, Übernahmemodalitäten wie Mietverhältnisse, sowie Regelungen zu Übergabetermin und Besitzübergang. Diese Phase dauert je nach Verhandlungsdauer und Auslastung des Notars meist zwei bis sechs Wochen. Wer von einem Anbieter für Immobilien als Kapitalanlage begleitet wird, erhält in dieser Phase Unterstützung bei Objektanalyse, Preisfindung und Koordination der Beteiligten.

Wichtig ist auch die Finanzierungszusage in dieser Phase. Ohne schriftliche Finanzierungsbestätigung der Bank sollte kein Notartermin stattfinden, denn mit der Unterschrift entsteht eine rechtlich bindende Verpflichtung. Nach § 311b BGB (Verträge über Grundstücke) ist der Kaufvertrag ohnehin nur mit notarieller Beurkundung wirksam. Eine Begleitung stellt sicher, dass Objektprüfung, Preisverhandlung, Vertragsentwurf und Finanzierung zeitlich aufeinander abgestimmt sind und der Notartermin nicht voreilig angesetzt wird.

Eine Checkliste hilft, den Überblick zu behalten. Sie umfasst die geprüften Unterlagen, offene Fragen an den Verkäufer, den Stand der Finanzierung und die gewünschten Vertragsdetails. Damit lässt sich der Notartermin gezielt vorbereiten, statt ihn als ersten strukturierten Schritt zu nutzen.

Der Notartermin selbst dauert in der Regel 45 bis 90 Minuten. Die Notarin oder der Notar verliest den Vertrag vollständig, erläutert ihn und beantwortet Fragen. Eine gute Vorbereitung verkürzt den Termin und vermeidet Missverständnisse. Käufer sollten den Entwurf vorab vollständig gelesen, unbekannte Begriffe geklärt und offene Punkte schriftlich notiert haben. Mitgebracht werden Personalausweis oder Reisepass, die steuerliche Identifikationsnummer für die Grunderwerbsteuer sowie gegebenenfalls eine Vollmacht.

Verhandlungsfähig ist der Vertrag im Termin nicht mehr inhaltlich, wohl aber in Details, sofern beide Parteien zustimmen. Preiskorrekturen oder neue Bedingungen sind unüblich; kleinere Ergänzungen wie ein konkretes Übergabedatum lassen sich jedoch einfügen. Wer sich begleiten lässt, kann vorab klären, welche Punkte verhandelbar sind und welche Bettermitten im Vertrag fehlen, etwa Fristen für die Löschung alter Grundpfandrechte oder eine Nutzungsregelung bis zur Übergabe.

Zur Vorbereitung gehört auch die Kalkulation der Kaufnebenkosten. Notarkosten, Grundbuchkosten und Grunderwerbsteuer werden zusätzlich zum Kaufpreis fällig. Die Höhe der Notar- und Grundbuchgebühren richtet sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG), die Grunderwerbsteuer nach dem Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG) mit länderspezifischen Steuersätzen von 3,5 bis 6,5 Prozent.

• Personalausweis und Steueridentifikationsnummer bereitlegen
• Vertragsentwurf vollständig durchlesen und Fragen notieren
• Finanzierungsbestätigung der Bank in Kopie mitnehmen
• Zahlungsplan für Kaufpreis und Nebenkosten bestätigen lassen
• Wunschtermin für die Übergabe vorab mit dem Verkäufer abstimmen

Am Termin prüft die Notarin oder der Notar zunächst die Identität und Geschäftsfähigkeit der Beteiligten. Anschließend verliest sie den Vertrag, bei dem es sich um den zuvor versandten Entwurf handelt, sofern keine Änderungen vereinbart wurden. Fragen sind jederzeit zulässig. Nach der Verlesung unterschreiben beide Parteien, danach beglaubigt die Notarin oder der Notar die Unterschriften und erläutert die weiteren Schritte.

Unmittelbar nach dem Termin übernimmt die Notarin oder der Notar die Abwicklung: Sie benachrichtigt das Finanzamt für die Grunderwerbsteuer, holt die Löschungsvermerke für alte Grundpfandrechte ein, beantragt bei Bedarf eine Vormerkung zugunsten des Käufers und bereitet die Grundschuld für die finanzierende Bank vor. Der Käufer erhält eine Ausfertigung des Kaufvertrags für die Bank. Diese Abwicklungsphase wird auch als Postnotariatsgeschäft bezeichnet und dauert typischerweise mehrere Wochen.

Eine Vormerkung schützt den Käufer, indem sie im Grundbuch vermerkt wird und verhindert, dass der Verkäufer die Immobilie in der Zwischenzeit anderweitig belastet oder veräußert. Die Eintragung erfolgt auf Antrag und ist bei begleiteten Käufen Standard. Wer den Ablauf im Detail nachvollziehen möchte, findet im Artikel zum Immobilienkauf Ablauf eine Schritt-für-Schritt-Darstellung der gesamten Transaktion von der Suche bis zur Eintragung.

Der Kaufpreis wird nicht am Notartermin fällig, sondern erst, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Diese Fälligkeitsvoraussetzungen stehen im Kaufvertrag und umfassen üblicherweise die unverzügliche Benachrichtigung über die Eintragung einer Vormerkung, die Löschungsvermerke für altlastende Grundpfandrechte, die Bestätigung der Grunderwerbsteuer-Festsetzung durch das Finanzamt sowie die Vorlage der Grundschuldurkunde der finanzierenden Bank. Erst wenn die Notarin oder der Notar alle Nachweise geprüft und eine Fälligkeitsmitteilung versendet hat, zahlt der Käufer oder die Bank.

Zwischen Notartermin und Zahlung liegen meist drei bis acht Wochen. In dieser Zeit prüft die Bank die Unterlagen, bestellt die Grundschuld und stellt die Valuta bereit. Die Zahlung erfolgt per notarial verwaltetem Treuhandkonto der Notarin oder des Notars, die den Eingang bestätigt und an den Verkäufer auskehrt. Dieses Verfahren schützt beide Seiten: Der Verkäufer weiß, dass das Geld gutgeschrieben ist, bevor die Übergabe erfolgt, und der Käufer zahlt erst bei erfüllten Bedingungen.

Wer Kapitalanleger ist, sollte in dieser Phase auch die Vermietung vorbereiten. Exposé, Inserat und Besichtigungstermine können theoretisch schon vor der Übergabe geplant werden, verbindlich abschließen lässt sich ein Mietvertrag jedoch erst nach Besitzübergang. Die Fälligkeitsphase lässt sich nutzen, um die Immobilienbewertung zu dokumentieren, Versicherung und Verwaltung zu beauftragen und dietilgungsplanung zu finalisieren.

Das Eigentum geht erst mit der Umschreibung im Grundbuch über, nicht bereits mit der Unterschrift beim Notar oder mit der Kaufpreiszahlung. Die Eintragung erfolgt, wenn die Grunderwerbsteuer festgesetzt und die Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts vorliegt sowie der Kaufpreis nachweislich gezahlt wurde. Zuständig ist das Grundbuchamt am Ort der Immobilie, das Verfahren richtet sich nach der Grundbuchordnung (GBO).

Zwischen Zahlung und Eintragung vergehen je nach Auslastung des Grundbuchamts erneut mehrere Wochen. Bis zur endgültigen Eintragung ist der Käufer durch die Vormerkung gesichert; wirtschaftlich kann er die Immobilie nach der Übergabe bereits nutzen und vermieten, rechtlich bleibt der Verkäufer bis zur Umschreibung形式ischer Eigentümer. Für Kapitalanleger ist dieser Unterschied relevant, etwa bei der Frage, ab wann Mieteinnahmen und Werbungskosten steuerlich zugeordnet werden.

Die Kosten der Eintragung setzen sich aus Gebühren für die Eigentumsumschreibung und gegebenenfalls für die Grundschuld zusammen. Details dazu finden sich im Artikel zu den Grundbuch Kosten. Wer die voraussichtlichen Gebühren vorab beziffern möchte, nutzt den Kaufnebenkosten Rechner, der Notar-, Grundbuch- und Grunderwerbsteueranteile aufschlüsselt.

Die Übergabe ist der Moment, in dem der Besitz von Verkäufer auf Käufer übergeht. Sie findet meist zwei bis acht Wochen nach der Kaufpreiszahlung statt, kann aber vertraglich auch früher oder später angesetzt werden. Vereinbart wird der Termin im Kaufvertrag oder später einvernehmlich. In der Praxis laufen Vertragsabwicklung und Übergabevorbereitung parallel: Während die Notarin oder der Notar die Grundbuchumschreibung vorbereitet, stimmen Käufer und Verkäufer Termin, Zählerstände und Zustand der Immobilie ab.

Zur Vorbereitung gehört ein gemeinsamer Rundgang am Übergabetag oder wenige Tage zuvor. Dabei werden Mängel, Einbauten und Vermietungsstatus dokumentiert. Bei vermieteten Objekten gilt Besonderes: Bestehende Mietverhältnisse gehen kraft Gesetzes auf den Käufer über und dürfen nicht einseitig beendet werden. Der Übergabetermin mit den Mietern ist getrennt zu organisieren, etwa für die Übergabe von Schlüsseln, die Einführung in Technik und Heizung sowie die Klärung offener Betriebskosten.

Käufer sollten eine Übergabe-Checkliste führen, die neben Zählerständen auch Versicherungen, Heizungswartung, Objektschlüssel, Garagenfernbedienungen, Aufzugsanlagen und digitale Zugänge umfasst. Ein lückenloses Übergabeprotokoll schützt beide Seiten bei späteren Streitigkeiten über Zustand und Umfang der übergebenen Sache.

Das Übergabeprotokoll ist das zentrale Dokument der Übergabe. Es dokumentiert Datum, Teilnehmer, Zählerstände für Strom, Wasser, Gas und Fernwärme, den Zustand der Immobilie, übergebene Schlüssel und weitere Gegenstände. Bei vermieteten Objekten werden zusätzlich die Namen der Mieter, der Zustand der Mietverhältnisse und bereits geleistete Mietvorauszahlungen erfasst. Das Protokoll wird von beiden Parteien unterschrieben; jede Seite erhält ein Exemplar.

Auf Basis der Zählerstände erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten. Der Verkäufer erhält anteilige Betriebskosten bis zum Übergabedatum gutgeschrieben, der Käufer zahlt den Rest des Abrechnungszeitraums. Geregelt wird dies meist per Ausgleichszahlung am Übergabetag. Bei vermieteten Objekten läuft die Abrechnung über die Hausverwaltung, die die Zählerstände an die Mieter weiterverrechnet.

Wer eine Immobilie als Kapitalanlage erwirbt, sollte das Protokoll sorgfältig archivieren. Es dient als Nachweis für den Erwerbszeitpunkt bei der Steuer, für die Übernahme von Mietkautionen und für spätere Rückfragen zur Gebäudesubstanz. Zusammen mit dem Kaufvertrag, dem Finanzierungsplan und den Grundbuchunterlagen entsteht so eine vollständige Dokumentation der Transaktion.

An einer begleiteten Immobilientransaktion wirken mehrere Parteien mit. Die Notarin oder der Notar wahrt die Interessen beider Seiten neutral, beurkundet den Vertrag und wickelt das Verfahren ab. Die finanzierende Bank prüft das Objekt, bestellt die Grundschuld und zahlt den Kredit aus. Der Verkäufer liefert Unterlagen und ermöglicht Besichtigungen. Ein Begleitungsanbieter wie MyInvest24 koordiniert diese Parteien, prüft Unterlagen vorab, stimmt Termine ab und übersetzt Fachbegriffe für den Käufer.

Die Zuständigkeiten unterscheiden sich je nach Phase. Vor dem Notartermin liegt der Schwerpunkt auf Objekt- und Finanzierungsprüfung, zwischen Notartermin und Zahlung auf der Nachweisbeschaffung, zwischen Zahlung und Eintragung auf der Grundbuchumschreibung, und an der Übergabe auf der praktischen Besitzübertragung. Eine klare Rollenverteilung verhindert, dass Aufgaben zwischen den Beteiligten unklar bleiben und sich das Verfahren verzögert.

Typische Verzögerungen entstehen durch langsame Grunderwerbsteuer-Festsetzungen, fehlende Löschungsunterlagen alter Grundpfandrechte, verspätete Bankbestätigungen oder unaufgeklärte Mietverhältnisse. Eine aktive Begleitung erkennt solche Blockaden früh und hakt bei der jeweils zuständigen Stelle nach. Wer selbst aktiv werden möchte, findet mit der Immobilie Kaufen Checkliste eine strukturierte Übersicht aller zu prüfenden Punkte.

Die Kosten des Immobilienkaufs setzen sich aus gesetzlich determinierten Gebühren und individuellen Dienstleistungen zusammen. Notar- und Grundbuchkosten betragen zusammen in der Größenordnung von etwa 2 Prozent des Kaufpreises, die Grunderwerbsteuer je nach Bundesland 3,5 bis 6,5 Prozent. Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für Finanzierungsvermittlung, Objektprüfung oder verwaltungsvorbereitung. Wer den Gesamtaufwand beziffern will, findet im Grunderwerbsteuer Rechner eine erste Orientierung.

Ob sich eine Begleitung rechnet, lässt sich pauschal nicht beantworten. Sie ersetzt keine rechtliche Beratung durch die Notarin oder den Notar, kann aber Zeit sparen, Fehler in der Vorbereitung vermeiden und die Koordination zwischen Bank, Notariat und Verkäufer übernehmen. Bei vermieteten Kapitalanlagen kommt hinzu, dass eine verzögerte oder schlecht vorbereitete Übergabe leerstehende Monate verursachen kann, die schnell teurer sind als jede Begleitungsleistung.

Nachrechenbares Modell: Bei einem Kaufpreis von 300.000 Euro in einem Bundesland mit 5,5 Prozent Grunderwerbsteuer ergeben sich 16.500 Euro Grunderwerbsteuer sowie rund 6.000 Euro für Notar und Grundbuch, zusammen also etwa 22.500 Euro an Nebenkosten. Diese Werte sind Annahmen zur Illustration; die tatsächlichen Gebühren folgen aus GNotKG und dem Steuersatz des jeweiligen Landes.

Ohne Begleitung lauern vor allem Verfahrensfehler. Häufig ist die Unterschätzung der Zeit zwischen Notartermin und Eintragung: Käufer planen Umzug oder Vermietung zu früh und stehen dann vor leerer Kasse oder ohne Schlüssel da. Ebenso häufig werden Fälligkeitsvoraussetzungen überlesen, sodass Zahlungen verspätet erfolgen oder Vertragsstrafen drohen. Fehlende Vormerkungen können im Extremfall bedeuten, dass der Verkäufer das Objekt doppelt veräußert, wenngleich dies selten ist.

An der Übergabe entstehen Risiken durch unvollständige Protokolle. Ohne dokumentierte Zählerstände lassen sich Nebenkosten nicht sauber abgrenzen; ohne Schlüsselliste bleibt unklar, welche Zugänge übergeben wurden. Bei vermieteten Objekten führt eine fehlende Kautionsklärung zu Streit mit den Mietern, und ohne Kenntnis der Teilungserklärung können Eigentumswohnungen Überraschungen bei Sondernutzungsrechten bereithalten.

1. Finanzierungsbestätigung erst nach Vertragsunterschrift einholen
2. Übergabetermin ohne Rücksicht auf die Fälligkeitsvoraussetzungen planen
3. Zählerstände und Schlüsselübergabe ohne Protokoll vornehmen
4. Mietkaution und Betriebskostenvorauszahlungen nicht klären
5. Löschungsbedingungen alter Grundpfandrechte im Vertrag ignorieren

Diese Punkte lassen sich durch eine Checkliste und eine koordinierende Instanz weitgehend vermeiden. Wer unsicher ist, welche Schritte in welcher Reihenfolge anstehen, kann die Begleitung über die Beratung starten-Seite von MyInvest24 anfragen und den Ablauf auf das eigene Objekt zuschneiden lassen.

Die folgende Zeitachse fasst die typische Abfolge zusammen. Die Angaben sind Erfahrungswerte und können je nach Bundesland, Grundbuchamt und Einzelfall abweichen. Wochenangaben sind als Modellannahme zu verstehen, nicht als Zusicherung.

Die Übergabe erfolgt also regelmäßig vor der vollzogenen Grundbuchumschreibung, meist kurz nach der Kaufpreiszahlung. Für Kapitalanleger beginnt mit der Übergabe die Bewirtschaftung: Mieten können ab dem Besitzübergang vereinnahmt werden, Kosten laufen ab diesem Zeitpunkt auf den Käufer. Die endgültige Eintragung im Grundbuch ist der formale Abschluss der Transaktion.