Sondereigentumsverwaltung Kosten: SEV prüfen und abgrenzen

Die Sondereigentumsverwaltung (SEV) betrifft die Verwaltung des einzelnen Sondereigentums, also in der Regel einer bestimmten Eigentumswohnung. Die WEG-Verwaltung betrifft das gemeinschaftliche Eigentum. Nach § 18 WEG obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. § 27 WEG beschreibt Aufgaben und Befugnisse des Verwalters gegenüber der Gemeinschaft. § 18 WEG regelt dabei die Zuständigkeit für die Verwaltung, nicht unmittelbar die Kostentragung.

Für die Kostenfrage folgt daraus: Die Bestellung eines WEG-Verwalters ersetzt keinen SEV-Vertrag. Wer eine Wohnung vermietet und die laufende Betreuung nicht selbst übernehmen möchte, schließt dafür einen eigenen Vertrag. Der SEV kann im vereinbarten Umfang die Interessen des einzelnen Eigentümers gegenüber der Gemeinschaft vertreten, etwa bei der Kommunikation mit der WEG-Verwaltung. Das überträgt ihm nicht die Verwaltungszuständigkeit der Gemeinschaft oder die Befugnisse ihres Verwalters.

• WEG-Verwalter: Aufgaben nach § 27 WEG gegenüber der Gemeinschaft.
• SEV: Verwaltung des einzelnen Sondereigentums, etwa Mietvertrag, Mietinkasso und Objektbetreuung.
• Überschneidungen: Umlagen, Sonderumlagen und Beschlüsse, die das Sondereigentum berühren.

Ein SEV-Vertrag ist eine entgeltliche Geschäftsbesorgung. Nach § 675 BGB finden auf einen Dienst- oder Werkvertrag mit Geschäftsbesorgungscharakter bestimmte Vorschriften entsprechende Anwendung. Da das Gesetz keinen festen Leistungskatalog vorgibt, kommt es auf die konkrete Formulierung an.

Zu prüfen ist, welche der folgenden Punkte ausdrücklich aufgenommen oder ausdrücklich ausgeschlossen werden:

• Vermietung und Mieterauswahl, Bonitätsprüfung, Vertragsgestaltung.
• Überwachung der Mietzahlungen einschließlich Inkasso und Mahnwesen.
• Nebenkostenabrechnung gegenüber Mietern nach § 556 BGB.
• Mängelbearbeitung, Beauftragung von Handwerkern, Abnahme.
• Kommunikation mit der WEG-Verwaltung und Teilnahme an Eigentümerversammlungen.
• Kündigung, Übergabeprotokoll, Abrechnung der Kaution.

Leistungsumfang und Vergütung sind anhand des gesamten Vertrags und seiner Auslegung zu prüfen. Klären Sie unklare Positionen vor der Beauftragung: Welche Tätigkeit ist geschuldet, welche ist bereits mit dem Grundhonorar abgegolten und wofür fällt eine zusätzliche Vergütung an? Halten Sie die Klärung möglichst schriftlich fest.

Die Vergütung eines SEV kann unterschiedlich ausgestaltet sein. Üblich sind Grundhonorar, leistungsbezogene Vergütungen und Auslagenersatz. Eine gesetzlich festgelegte Höhe existiert nicht. Die folgende Übersicht ordnet typische Bestandteile ein, ohne konkrete Beträge zu unterstellen.

Beiträge zur WEG-Verwaltung sind von der SEV-Vergütung zu trennen. Zuständig für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums ist nach § 18 WEG die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

Eine Modellrechnung macht die Bestandteile sichtbar. Annahme: Ein Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung vereinbart ein Grundhonorar von 35 Euro pro Monat, eine Vermietungsprovision von einer halben Nettokaltmiete und ein Sonderhonorar von 60 Euro je Übergabeprotokoll. Die Mieteinnahme beträgt 900 Euro kalt.

Im ersten Jahr fällt eine Neuvermietung mit einer Provision von 450 Euro an, zusätzlich fällt ein Übergabeprotokoll mit 60 Euro an. Das laufende Grundhonorar beträgt 12 × 35 = 420 Euro. Zusammen ergeben sich 930 Euro im Jahr, ohne Umsatzsteuer. Über einen Zehnjahreszeitraum mit einer Neuvermietung und einem Übergabeprotokoll läge die Modellsumme bei 10 × 420 + 450 + 60 = 4.710 Euro, ebenfalls ohne Umsatzsteuer.

Die Zahlen sind Modellannahmen und keine Marktpreise. Sie zeigen nur, wie sich ein SEV-Honorar aus laufenden und einmaligen Bestandteilen zusammensetzt. Die konkrete Höhe ist immer dem jeweiligen Vertrag zu entnehmen.

Ein SEV-Vertrag regelt nicht nur die Vergütung, sondern auch den Umfang der Vertretung. Zu klären ist, welche Vollmachten der Verwalter erhält und bis zu welchem Betrag er Ausgaben selbst auslösen darf.

• Vertretung gegenüber Mietern, Handwerkern und Behörden.
• Abschluss und Kündigung von Mietverträgen im Namen des Eigentümers.
• Freigabegrenze für Instandsetzungen; darüber hinausgehende Maßnahmen nur nach Zustimmung.
• Empfang von Zahlungen und Weiterleitung an den Eigentümer, gestützt auf § 667 BGB.
• Auskunft und Rechenschaft über die Verwaltung nach § 666 BGB.

Ohne klare Freigabegrenzen trägt der Eigentümer das Risiko, dass Kosten entstehen, die er nicht überblickt. Eine schriftliche Grenze, ab der eine Rückfrage Pflicht ist, schafft hier Verbindlichkeit.

Für Mietinkasso, Mahnwesen und Nebenkostenabrechnung sollten Umfang und Vergütung im SEV-Vertrag klar beschrieben sein. Prüfen Sie insbesondere, ob die jeweilige Leistung im Grundhonorar enthalten ist oder zusätzlich vergütet wird. Nach § 556 BGB können die Vertragsparteien vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt; über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen.

Für die Kostenabgrenzung entscheidend ist § 1 Absatz 2 BetrKV: Verwaltungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten. Eine Umlage des SEV-Honorars auf den Mieter über die Betriebskostenabrechnung ist daher nicht möglich. Wer die Verwaltungskosten dennoch umlegen möchte, müsste einen anderen, gesetzlich zulässigen Weg wählen; die Nebenkostenabrechnung selbst trägt das nicht.

Weitere Punkte im Zusammenhang mit dem Mietinkasso:

1. Klare Regelung, ob Mieten auf ein Treuhand- oder ein Eigentümerkonto fließen.
2. Fristen für die Weiterleitung eingehender Zahlungen.
3. Vorgehen bei Zahlungsrückständen und Information des Eigentümers.
4. Abgrenzung von Inkassokosten, die dem säumigen Mieter in Rechnung gestellt werden können.

Bei Mängeln ist zu trennen, ob der Mangel das Sondereigentum oder das gemeinschaftliche Eigentum betrifft. Für Aufgaben am Gemeinschaftseigentum ist nach § 27 WEG der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Beide Alternativen des § 27 Absatz 1 WEG stehen selbstständig nebeneinander. Für Eingriffe am Sondereigentum bleibt der Eigentümer oder sein SEV zuständig.

Sonderhonorare werden häufig für anlassbezogene Tätigkeiten vereinbart, etwa:

• Begleitung von Handwerkerterminen oder Abnahmen.
• Bearbeitung von Versicherungsfällen.
• Vertretung in Widerspruchs- oder Gerichtsverfahren.
• Erstellung von Sonderabrechnungen.

Der Vermieter trägt nach § 535 BGB die Pflicht, die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Der SEV unterstützt bei der Umsetzung, entlastet aber nicht von dieser Pflicht. Sonderhonorare sollten deshalb im Vertrag abschließend benannt und mit einer Freigabegrenze verknüpft sein.

In Leerstandsphasen laufen bestimmte SEV-Leistungen weiter, andere entfallen. Zu klären ist im Vertrag:

• Ob das Grundhonorar bei Leerstand reduziert oder ausgesetzt wird.
• Ob Vermietungsbemühungen gesondert vergütet werden.
• Wer die Betriebskosten des Leerstands trägt.
• Wie Übergabe und Abrechnung bei Beendigung des SEV-Vertrags erfolgen.

Bei der Kündigung eines Mietverhältnisses übernimmt der SEV typischerweise die Formulierung, den Versand und die Koordination der Wohnungsübergabe. Das Übergabeprotokoll dient als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung und für die Abrechnung der Kaution. Eine klare Fristenregelung im SEV-Vertrag hilft, Überschneidungen mit der WEG-Verwaltung zu vermeiden.

Bei der Beendigung des SEV-Vertrags ist zu regeln, welche Unterlagen, Kautionskonten und Mieterdaten an den Eigentümer übergehen. § 667 BGB verpflichtet den Beauftragten, alles herauszugeben, was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat.

Ob SEV-Leistungen umsatzsteuerpflichtig sind und in welcher Höhe Umsatzsteuer anfällt, hängt von den erbrachten Leistungen und von der rechtlichen Einordnung des Verwalters ab und ist nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu beurteilen. Eine pauschale Aussage zur umsatzsteuerlichen Wirkung beim Eigentümer lässt sich daraus nicht ableiten. Maßgeblich ist der tatsächliche Ausweis in der Rechnung des Verwalters; die steuerliche Behandlung sollte mit der Steuerberatung geklärt werden. Zu prüfen sind unter anderem:

1. Wird Umsatzsteuer in der Rechnung ausgewiesen und auf das Honorar aufgeschlagen.
2. Wie sind Auslagen abgerechnet.
3. Erfolgt eine jährliche Abrechnung über Honorar und Auslagen.
4. Sind SEV-Leistungen und Leistungen der WEG-Verwaltung auf der Rechnung getrennt ausgewiesen.

Die Trennung von SEV und WEG-Verwaltung ist auch auf den Rechnungen nachvollziehbar zu halten. Entscheidend ist, welche Leistung für welchen Auftraggeber erbracht und wie sie vertraglich vergütet wird. So kann die vereinbarte Vertretung des Eigentümers in einer Eigentümerversammlung zum SEV-Leistungsumfang gehören, obwohl es dabei um gemeinschaftliches Eigentum geht. Prüfen Sie, ob eine abgerechnete Tätigkeit bereits mit einer vereinbarten Pauschale abgegolten ist oder doppelt berechnet wird.