Nicht umlagefähige Kosten: Was Vermieter selbst tragen müssen

Die Umlage von Betriebskosten auf Mietparteien ist in § 556 BGB geregelt. Diese Vorschrift verweist auf die Betriebskostenverordnung, die den Begriff der Betriebskosten definiert und in einem Katalog von 17 Positionen konkretisiert. Nur Kosten, die in diesem Katalog aufgeführt sind und im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart wurden, dürfen auf die Mietpartei umgelegt werden.

Fehlt eine wirksame vertragliche Vereinbarung zur Umlage, bleibt es grundsätzlich bei der Regel, dass die Vermieterseite die Kosten trägt. Das gilt selbst dann, wenn eine Kostenposition inhaltlich in der BetrKV aufgeführt wäre. Die vertragliche Klarheit ist also ebenso entscheidend wie die gesetzliche Zulässigkeit.

Der Abrechnungsmaßstab, also die Frage, nach welchem Schlüssel Kosten verteilt werden, ist in § 556a BGB geregelt. Diese Vorschrift betrifft jedoch nur die Verteilung umlagefähiger Kosten zwischen mehreren Einheiten, nicht die Frage, ob eine Kostenposition grundsätzlich umlagefähig ist.

Wer den vollständigen Wortlaut der Verordnung nachlesen möchte, findet ihn in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) in der jeweils aktuellen Fassung. Ergänzende Einordnungen zur Systematik der Verordnung sind im Beitrag zur Betriebskostenverordnung nachzulesen.

Umlagefähig sind nach dem Katalog des § 2 BetrKV unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizkosten, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss sowie sonstige Betriebskosten, sofern diese vertraglich benannt sind.

Diese Kosten entstehen laufend durch den Betrieb und die Nutzung der Immobilie und lassen sich unmittelbar dem Wohnen zuordnen. Sie werden regelmäßig fällig, unabhängig davon, ob eine Instandsetzung notwendig ist oder nicht. Genau diese Regelmäßigkeit unterscheidet sie von den nicht umlagefähigen Kosten.

Die Position „sonstige Betriebskosten“ ist in der Praxis besonders fehleranfällig, da sie im Katalog nicht abschließend benannt, sondern offen formuliert ist. Zulässig sind darunter nur Kosten, die dem Grundcharakter der übrigen Positionen entsprechen, also regelmäßig wiederkehrend und betriebsbedingt sind, etwa die Wartung einer Wärmepumpe oder die Kontrolle von Rauchwarnmeldern. Nicht darunter fallen dagegen einmalige Anschaffungen oder Verwaltungsleistungen, selbst wenn sie im Mietvertrag pauschal als „sonstige Betriebskosten“ bezeichnet werden. Eine solche pauschale Klausel ohne konkrete Benennung der Kostenart gilt nach überwiegender Praxis als zu unbestimmt und damit als unwirksam.

Ein weiterer Abgrenzungspunkt betrifft die Kosten der Dachrinnenreinigung, der Kontrolle von Rauchwarnmeldern oder der Legionellenprüfung. Diese Positionen sind grundsätzlich umlagefähig, weil sie wiederkehrend und der laufenden Bewirtschaftung zuzuordnen sind, werden in der Praxis aber häufig übersehen und daher nicht abgerechnet, was zu einer unnötigen Kostenbelastung der Vermieterseite führt. Eine vollständige und aktuelle Kostenaufstellung sollte diese Positionen daher regelmäßig auf Vollständigkeit prüfen.

Eine detaillierte Aufstellung mit Berechnungsbeispielen ist im Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung sowie im Beitrag zur Betriebskostenverordnung zusammengefasst. Für die Kapitalanlage-Perspektive ist relevant, dass diese Kosten in der Regel liquiditätsneutral durchlaufen, sofern sie korrekt und vollständig auf die Mietpartei umgelegt werden.

Zu den häufigsten nicht umlagefähigen Kostenpositionen zählen Verwaltungskosten, also der Aufwand für die Verwaltung der Immobilie einschließlich Personal- und Sachkosten der Hausverwaltung. Auch die Kosten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung selbst gehören dazu, ebenso wie Bankgebühren, Finanzierungskosten und Zinsen für Darlehen.

Ein weiterer großer Block sind Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Reparaturen am Dach, an der Heizungsanlage außerhalb der Wartung oder am Gemeinschaftseigentum zählen nicht zu den Betriebskosten im Sinne der BetrKV, sondern zur Substanzerhaltung. Diese Kosten trägt die Vermieterseite grundsätzlich vollständig.

• Verwaltungskosten und Kosten der Hausverwaltung
• Kosten der Kontoführung und Finanzierung
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten
• Kosten für Leerstand einzelner Einheiten
• Rechts- und Beratungskosten, etwa bei Mietstreitigkeiten
• Rücklagenbildung für Eigentümergemeinschaften

Bei vermieteten Eigentumswohnungen ist zusätzlich die Instandhaltungsrücklage relevant. Diese wird über das Hausgeld eingezahlt, ist aber selbst nicht umlagefähig, da sie der Vermögensbildung im Gemeinschaftseigentum dient und keine laufende Betriebskostenposition darstellt.

Bei Eigentumswohnungen wird häufig das gesamte Hausgeld pauschal an die Mietpartei weitergegeben, was rechtlich nicht zulässig ist. Das Hausgeld setzt sich aus umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Bestandteilen zusammen, etwa der Instandhaltungsrücklage und den Verwaltungskosten der Eigentümergemeinschaft.

Für eine korrekte Abrechnung muss das Hausgeld daher aufgeteilt werden. Nur der Betriebskostenanteil darf in die Nebenkostenabrechnung einfließen, der Rest verbleibt bei der Vermieterseite. Wie diese Aufteilung im Detail funktioniert, ist im Beitrag zur Hausgeldabrechnung ausführlich beschrieben.

Die Aufteilung erfolgt praktisch anhand des jährlichen Wirtschaftsplans der Eigentümergemeinschaft, der die einzelnen Kostenpositionen einzeln ausweist. Beträgt das monatliche Hausgeld beispielsweise 340 Euro und entfallen davon laut Wirtschaftsplan 55 Euro auf die Instandhaltungsrücklage sowie 35 Euro auf Verwaltungskosten der Gemeinschaft, dürfen nur die verbleibenden 250 Euro als Betriebskostenvorauszahlung in der Nebenkostenabrechnung angesetzt werden. Wird stattdessen der volle Betrag von 340 Euro auf die Mietpartei umgelegt, liegt eine Überzahlung von 90 Euro monatlich vor, die im Streitfall zurückzuerstatten ist.

Ein Sonderfall ergibt sich, wenn die Eigentümergemeinschaft im Abrechnungsjahr eine Sonderumlage beschließt, etwa für eine größere Instandsetzung am Gemeinschaftseigentum. Auch eine Sonderumlage ist grundsätzlich nicht umlagefähig, da sie ihrer Natur nach der Substanzerhaltung dient und nicht dem laufenden Betrieb. Das gilt selbst dann, wenn die Maßnahme mittelbar auch der Mietpartei zugutekommt, etwa durch eine energetische Sanierung der Fassade.

Ein häufiger Streitpunkt ist zudem die Behandlung von Instandhaltungsanteilen, die in einzelnen Wirtschaftsplänen nicht separat ausgewiesen, sondern in Sammelpositionen wie „Rücklage und Sonstiges“ zusammengefasst sind. In diesem Fall ist eine Schätzung auf Basis der Beschlusssammlung oder der Teilungserklärung notwendig, um den nicht umlagefähigen Anteil nachvollziehbar zu bestimmen. Fehlt eine belastbare Grundlage, sollte im Zweifel der höhere Anteil als nicht umlagefähig behandelt werden, um Rückforderungen zu vermeiden.

Wird diese Trennung nicht vorgenommen, drohen Rückforderungen durch die Mietpartei und im Streitfall Nachzahlungen. Eine strukturierte Aufstellung, wie sie im Beitrag zum Thema Hausgeld berechnen erläutert wird, hilft dabei, die Positionen von Anfang an korrekt zu trennen.

Diese Übersicht ersetzt keine Einzelfallprüfung, gibt aber eine erste Orientierung für die Einordnung einzelner Positionen. Bei Zweifeln empfiehlt sich der Abgleich mit dem Katalog aus § 2 BetrKV sowie mit dem konkreten Mietvertragstext.

Bei einigen Positionen ist die Zuordnung nicht auf den ersten Blick eindeutig. Die Wartung der Heizungsanlage etwa ist umlagefähig, während der Austausch defekter Bauteile innerhalb der Anlage bereits als Instandsetzung gilt und damit nicht umlagefähig ist. Ähnlich verhält es sich beim Aufzug: Die regelmäßige Wartung darf umgelegt werden, der Austausch eines defekten Antriebsmotors dagegen nicht, da es sich um eine Reparatur handelt, die die Substanz der Anlage betrifft.

Auch bei der Gartenpflege ist zu differenzieren. Das regelmäßige Mähen von Rasenflächen oder das Schneiden von Hecken zählt zu den umlagefähigen Kosten der Gartenpflege, während die Neuanlage einer Grünfläche oder das Fällen und Ersetzen eines Baumes als bauliche Maßnahme einzuordnen ist und damit nicht umgelegt werden darf. Diese Differenzierung sollte bereits bei der Rechnungsprüfung durch die Hausverwaltung dokumentiert werden, um spätere Rückfragen der Mietpartei sachlich beantworten zu können.

Nicht umlagefähige Kosten gehören zu den Bewirtschaftungskosten einer Immobilie und mindern damit direkt den Ertrag der Kapitalanlage. Wer bei der Renditeberechnung nur die Bruttomiete abzüglich umlagefähiger Betriebskosten betrachtet, unterschätzt häufig die tatsächliche Kostenbelastung.

In der Praxis empfiehlt es sich, nicht umlagefähige Kosten als eigene Position im Finanzierungs- und Renditemodell zu berücksichtigen. Dazu zählen neben Verwaltungskosten und Rücklagen auch ein kalkulatorischer Puffer für Instandhaltung, der über die Jahre für Reparaturen zurückgestellt wird.

Wie hoch dieser Puffer angesetzt werden sollte, hängt vom Gebäudealter, dem Sanierungsstand und der Objektart ab. Eine erste Orientierung bietet der Beitrag zur Instandhaltungsrücklage Höhe, der typische Berechnungsansätze für die Rücklagenbildung beschreibt.

In der Bruttorenditebetrachtung wird häufig nur das Verhältnis von Jahreskaltmiete zu Kaufpreis ausgewiesen, ohne Bewirtschaftungskosten überhaupt einzubeziehen. Für die Nettorendite ist dagegen die Jahreskaltmiete abzüglich sämtlicher nicht umlagefähiger Kosten sowie einer kalkulatorischen Instandhaltungsrücklage maßgeblich, bevor Zins und Tilgung berücksichtigt werden. Bei einer Jahreskaltmiete von 10.200 Euro und nicht umlagefähigen Kosten von 1.320 Euro sowie einem Instandhaltungspuffer von 700 Euro ergibt sich ein Nettoertrag von 8.180 Euro vor Finanzierung, während die Bruttobetrachtung fälschlich mit den vollen 10.200 Euro rechnen würde. Diese Differenz von rund 20 Prozent verdeutlicht, weshalb eine getrennte Ausweisung für die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Objekte notwendig ist.

Besonders bei älteren Bestandsgebäuden mit hohem Sanierungsstau kann der Anteil nicht umlagefähiger Kosten deutlich über dem hier beschriebenen Modellwert liegen, während bei neu gebauten oder frisch sanierten Objekten der Instandhaltungsanteil zunächst geringer ausfällt. Eine pauschale Übertragung eines einzelnen Erfahrungswerts auf alle Objekttypen ist daher nicht sachgerecht; sinnvoller ist eine objektbezogene Einschätzung anhand von Baujahr, letzter Sanierung und technischem Zustand der Gemeinschaftsanlagen.

Für eine strukturierte Kalkulation der laufenden Kosten und der Restrendite lässt sich der Immobilien-Rendite-Rechner nutzen, um Modellannahmen zu nicht umlagefähigen Kosten mit den übrigen Bewirtschaftungskosten zusammenzuführen.

Das folgende Modell zeigt, wie sich nicht umlagefähige Kosten auf eine vermietete Eigentumswohnung auswirken können. Es handelt sich um eine Modellannahme mit vereinfachten, aber nachrechenbaren Werten, keine Prognose für ein konkretes Objekt.

Angenommen wird eine Kaltmiete von 850 Euro monatlich sowie ein Hausgeld von 320 Euro monatlich, das sich aus 210 Euro umlagefähigen Betriebskosten und 110 Euro nicht umlagefähigen Bestandteilen zusammensetzt.

Die Kaltmiete von 850 Euro plus die umlagefähigen 210 Euro werden von der Mietpartei getragen. Die 110 Euro nicht umlagefähiger Kosten verbleiben bei der Vermieterseite und mindern den tatsächlichen monatlichen Überschuss von 850 Euro auf 740 Euro, bevor Finanzierungskosten überhaupt berücksichtigt sind. Über ein Jahr ergibt das eine Belastung von 1.320 Euro allein aus nicht umlagefähigen Kosten (Annahme).

Ein häufiger Fehler ist die pauschale Umlage des kompletten Hausgeldes ohne Trennung nach Kostenarten. Das führt bei einer formell korrekten Prüfung durch die Mietpartei regelmäßig zu Beanstandungen und Rückzahlungsansprüchen.

Ein zweiter Fehler betrifft die Vermischung von Instandhaltung und Instandsetzung mit laufenden Wartungskosten. Wartungskosten für Heizungsanlagen oder Aufzüge sind umlagefähig, die Reparatur eines Defekts dagegen nicht. Diese Abgrenzung erfordert eine genaue Prüfung der jeweiligen Rechnung.

1. Fehlende vertragliche Vereinbarung zur Umlage bestimmter Kostenarten
2. Pauschale Übernahme des Hausgeldes ohne Aufschlüsselung
3. Vermischung von Wartung und Reparatur in einer Abrechnungsposition
4. Fehlende Fristen bei der Übermittlung der Abrechnung

Ein weiterer verbreiteter Fehler liegt in der doppelten Erfassung von Kosten, die bereits über die Kaltmiete kalkulatorisch abgedeckt sind, zusätzlich als Betriebskosten. Wird beispielsweise ein Anteil der Verwaltungskosten sowohl in der Kaltmietenkalkulation berücksichtigt als auch versehentlich in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesen, entsteht eine wirtschaftliche Doppelbelastung der Mietpartei, die im Streitfall vollständig zurückzuzahlen ist. Eine klare Trennung der Kalkulationsebenen bei der Objektübernahme oder beim Verwalterwechsel verhindert diesen Fehler.

Auch die verspätete oder unvollständige Übermittlung der Abrechnung ist ein wiederkehrendes Problem. Die Abrechnung muss der Mietpartei innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, andernfalls sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen, während Rückforderungen der Mietpartei von dieser Frist unberührt bleiben. Diese Asymmetrie wird in der Praxis häufig unterschätzt und führt dazu, dass zu Unrecht als umlagefähig behandelte, tatsächlich aber nicht umlagefähige Kosten dauerhaft nicht mehr korrigiert werden können, sobald die Frist verstrichen ist.

Ein letzter typischer Fehler betrifft die fehlende Dokumentation der Kostenzusammensetzung bei gemischt genutzten Objekten, etwa wenn eine Einheit teilweise gewerblich und teilweise zu Wohnzwecken vermietet wird. In solchen Fällen müssen nicht umlagefähige Kosten anteilig nach Nutzungsart aufgeteilt werden, da für Gewerbeflächen teilweise andere vertragliche Vereinbarungen gelten können als für Wohnraum. Ohne eine dokumentierte Aufteilung besteht das Risiko, dass die gesamte Abrechnung formal angreifbar wird.

Zur Fristenlogik der Nebenkostenabrechnung sowie zu formalen Anforderungen an eine korrekte Aufstellung liefert der Beitrag zur Nebenkostenabrechnung Frist weitere Anhaltspunkte, die bei der Vermeidung solcher Fehler helfen.

Auch wenn nicht umlagefähige Kosten wirtschaftlich bei der Vermieterseite verbleiben, sind sie steuerlich häufig als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung relevant. Dazu zählen etwa Verwaltungskosten, Finanzierungszinsen oder Instandhaltungsaufwendungen.

Diese Einordnung ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall, sondern zeigt lediglich die grundsätzliche Systematik. Ob und in welcher Höhe eine Position steuerlich absetzbar ist, hängt vom konkreten Sachverhalt und der Einordnung als Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten ab.

Eine zentrale Unterscheidung betrifft den Zeitpunkt der Abzugsfähigkeit von Instandhaltungsrücklagen. Die Einzahlung in die Rücklage selbst gilt nach gängiger Praxis nicht bereits im Einzahlungsjahr als Werbungskosten, sondern erst dann, wenn die Rücklage tatsächlich für eine konkrete Erhaltungsmaßnahme verausgabt wird. Das unterscheidet die steuerliche Betrachtung von der laufenden Liquiditätsplanung, in der die monatliche Zahlung bereits als Kostenbelastung erfasst wird.

Bei Erhaltungsaufwendungen besteht zudem ein Wahlrecht zur Verteilung größerer Beträge auf mehrere Jahre, sofern die Aufwendungen für Erhaltungsmaßnahmen an einem zu Wohnzwecken vermieteten Gebäude entstehen. Eine Rechnung über 6.000 Euro für die Erneuerung von Fenstern kann demnach entweder vollständig im Zahlungsjahr oder gleichmäßig verteilt über bis zu fünf Jahre als Werbungskosten angesetzt werden, was insbesondere bei größeren Einzelmaßnahmen die Steuerlast über mehrere Veranlagungszeiträume glätten kann.

Abzugrenzen sind Erhaltungsaufwendungen zudem von anschaffungsnahen Herstellungskosten. Übersteigen Instandsetzungs- und Modernisierungskosten innerhalb der ersten drei Jahre nach Anschaffung der Immobilie 15 Prozent der Gebäudeanschaffungskosten netto, werden sie steuerlich nicht als sofort abzugsfähiger Erhaltungsaufwand, sondern als Herstellungskosten behandelt und nur über die Abschreibung geltend gemacht. Diese Regel betrifft insbesondere Kapitalanlagen, die kurz nach dem Kauf umfassend saniert werden, und sollte bei der Reihenfolge und Budgetierung von Maßnahmen mitgedacht werden.

Eine vertiefte Darstellung zu absetzbaren Kostenpositionen findet sich im Beitrag Nebenkosten Steuer Absetzen. Für die Modellrechnung einer Kapitalanlage ist entscheidend, nicht umlagefähige Kosten getrennt von umlagefähigen Betriebskosten zu erfassen, um sowohl die Liquiditätsplanung als auch die steuerliche Zuordnung nachvollziehbar zu halten.