Das Wichtigste in Kürze
- Vermieter müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Abrechnungszeitraum erstellen
- Nur in der Betriebskostenverordnung aufgeführte Kosten sind umlagefähig
- Mieter haben Anspruch auf Belegeinsicht und können 12 Monate Widerspruch einlegen
- Durchschnittlich 2,17 € pro m² monatlich fallen an Nebenkosten an
- Fehlerhafte Abrechnungen sind häufig – eine gründliche Prüfung lohnt sich
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung genannt) ist die jährliche Abrechnung aller umlagefähigen Kosten durch den Vermieter gegenüber dem Mieter. Sie zeigt transparent auf, welche Nebenkosten im Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind und stellt diese den geleisteten Vorauszahlungen gegenüber.
Wichtig zu wissen:
Die Nebenkostenabrechnung ist keine freiwillige Leistung, sondern eine gesetzliche Pflicht des Vermieters, wenn im Mietvertrag Nebenkosten vereinbart wurden. Gleichzeitig ist sie ein wichtiges Kontrollinstrument für Mieter.
Unterschied: Vorauszahlung vs. Abrechnung
| Aspekt | Nebenkostenvorauszahlung | Nebenkostenabrechnung |
|---|---|---|
| Zeitpunkt | Monatlich im Voraus | Einmal jährlich im Nachhinein |
| Betrag | Geschätzt/Pauschal | Tatsächliche Kosten |
| Rechtsgrundlage | Mietvertrag | § 556 BGB + BetrKV |
| Ergebnis | - | Nachzahlung oder Guthaben |
Was steht in der Nebenkostenabrechnung?
Eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Abrechnungszeitraum: Beginnt und Endet (i.d.R. 12 Monate)
- Gesamtkosten: Alle angefallenen Nebenkosten des Objekts
- Verteilerschlüssel: Nach welchem Schlüssel umgelegt wird (Wohnfläche, Personenzahl, etc.)
- Anteil des Mieters: Ihr persönlicher Kostenanteil
- Vorauszahlungen: Bereits geleistete Nebenkostenzahlungen
- Saldo: Nachzahlung oder Guthaben
- Anlagen/Belege: Optional, aber auf Anfrage vorzulegen
Gesetzliche Grundlagen der Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung ist in Deutschland klar geregelt durch:
§ 556 BGB
Vereinbarung über Betriebskosten
Regelt, dass Betriebskosten nur auf Mieter umgelegt werden dürfen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde.
§ 556a BGB
Begrenzung bei Modernisierung
Beschränkt die Umlage von Kosten nach energetischen Modernisierungen.
BetrKV
Betriebskostenverordnung
Definiert abschließend, welche 17 Kostenarten als Betriebskosten umlagefähig sind.
§ 259 BGB
Rechenschaftspflicht
Verpflichtet Vermieter zur ordnungsgemäßen Abrechnung und Belegeinsicht.
⚖️ Rechtliche Konsequenzen:
Verstößt die Nebenkostenabrechnung gegen diese Vorschriften, kann sie unwirksam sein. Nachforderungen des Vermieters verfallen dann. Umgekehrt bleibt aber der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung bestehen!
Fristen für die Nebenkostenabrechnung
Frist für Vermieter: 12-Monats-Regel
Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zustellen. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist.
Beispiel:
Abrechnungszeitraum: 01.01.2023 - 31.12.2023
Spätester Zugang beim Mieter: 31.12.2024
Bei verspäteter Abrechnung (z.B. 15.01.2025): Nachforderungen des Vermieters verfallen vollständig!
Ausnahmen von der 12-Monats-Frist
Die Frist verlängert sich nur in absoluten Ausnahmefällen:
- Vermieter hat die Verspätung nicht selbst zu vertreten
- Verzögerung bei Hausverwaltung oder Energieversorger (nur bei nachweislicher Mahnung)
- Höhere Gewalt (z.B. Naturkatastrophen)
⚠️ Vorsicht:
"Ich hatte keine Zeit" oder "Ich war im Urlaub" gelten NICHT als Ausnahme! Die Frist ist absolut.
Zahlungsfristen nach Erhalt
Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung gelten folgende Fristen:
Tag 0: Zugang der Abrechnung
Nebenkostenabrechnung geht beim Mieter ein (Postweg beachten!)
Sofort: Prüfungsphase
Mieter prüft Abrechnung, fordert ggf. Belegeinsicht
30 Tage: Zahlungsfrist Nachforderung
Bei Nachzahlung: 30 Tage Zeit (im Mietvertrag ggf. anders geregelt)
Sofort: Guthaben-Rückzahlung
Bei Guthaben: Vermieter muss unverzüglich zurückzahlen oder verrechnen
12 Monate: Widerspruchsfrist
Mieter kann innerhalb von 12 Monaten nach Zugang Widerspruch einlegen
Umlagefähige Nebenkosten – Der vollständige Katalog
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) § 2 legt abschließend fest, welche 17 Kostenarten auf Mieter umgelegt werden dürfen:
Grundsteuer
Die von der Gemeinde erhobene Grundsteuer auf das Grundstück
Ø 0,20 € / m² / MonatWasserversorgung
Wasserverbrauch, Wasserzähler, Eichung, Grundgebühren
Ø 0,32 € / m² / MonatEntwässerung / Abwasser
Abwassergebühren, Kanalisation
Ø 0,40 € / m² / MonatHeizung
Brennstoffe, Betrieb, Wartung, Emissionsmessung, Abgasmessung
Ø 1,05 € / m² / MonatWarmwasser
Brennstoffe und Betriebskosten der zentralen Warmwasserversorgung
Ø 0,28 € / m² / MonatAufzug
Strom, Betrieb, Überwachung, Wartung, TÜV
Ø 0,15 € / m² / MonatStraßenreinigung & Müllabfuhr
Gehwegreinigung, Winterdienst, Müllentsorgung
Ø 0,17 € / m² / MonatGebäudereinigung
Treppenhaus, Gemeinschaftsräume, Außenanlagen
Ø 0,12 € / m² / MonatGartenpflege
Rasenmähen, Heckenschnitt, Unkrautbeseitigung
Ø 0,08 € / m² / MonatBeleuchtung
Strom für Gemeinschaftsbeleuchtung (Flur, Keller, Außen)
Ø 0,05 € / m² / MonatSchornsteinreinigung
Kaminkehrer, Feuerstättenschau
Ø 0,03 € / m² / MonatVersicherungen
Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Elementarversicherung
Ø 0,18 € / m² / MonatHausmeister
Hausmeisterdienste (nur laufende Tätigkeiten, keine Reparaturen!)
Ø 0,25 € / m² / MonatAntenne / Kabel / Breitband
Gemeinschaftsantenne, Kabelanschluss, Internet
Ø 0,10 € / m² / MonatWascheinrichtungen
Gemeinschaftswaschraum (Strom, Wasser, Wartung)
Ø 0,05 € / m² / MonatSonstige Betriebskosten
Z.B. Dachrinnenreinigung, Prüfung Rauchmelder, Legionellenprüfung
Ø 0,10 € / m² / MonatHausverwaltung (nur WEG)
Verwaltungsgebühren bei Eigentumswohnungen im Rahmen des Hausgeldes
Ø 0,25 € / m² / MonatDurchschnittliche Gesamtnebenkosten
2,17 € / m² / Monat
Das entspricht bei einer 80 m² Wohnung ca. 173,60 € monatlich oder 2.083 € pro Jahr
Quelle: Betriebskostenspiegel 2024, Deutscher Mieterbund
Nicht umlagefähige Kosten – Was NICHT abgerechnet werden darf
Folgende Kosten sind ausdrücklich NICHT umlagefähig und dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen:
Instandhaltung & Reparaturen
Alle Reparaturen, Sanierungen, Modernisierungen am Gebäude sind Vermieter-Sache. Beispiele: Dachsanierung, Fassadenreparatur, Heizungstausch, defekte Lampen austauschen.
Verwaltungskosten (außer WEG)
Kosten für die Verwaltung durch Hausverwaltung oder Vermieter selbst sind nicht umlagefähig. Ausnahme: Bei Eigentumswohnungen im Rahmen des Hausgeldes.
Kontoführungsgebühren
Bankgebühren für Mietkautionskonten oder Vermieter-Geschäftskonten.
Porto & Bürokosten
Kosten für Briefe, Kopien, Büromaterial des Vermieters.
Rechtsanwalts- & Gerichtskosten
Anwalts- oder Gerichtskosten für Prozesse, Mahnverfahren etc.
Leerstandskosten
Nebenkosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf andere Mieter umgelegt werden.
Rücklagen (Instandhaltungsrücklage)
Bei Eigentumswohnungen: Die monatliche Rücklage für künftige Reparaturen ist nicht umlagefähig.
Anschaffungskosten
Kosten für Neuanschaffungen (z.B. neue Waschmaschine für Waschraum, neue Rasenmäher) – nur laufende Betriebskosten sind umlagefähig.
⚠️ Bei nicht umlagefähigen Kosten in der Abrechnung:
Wenn nicht umlagefähige Kosten auftauchen, ist die gesamte Position ungültig. Sie müssen diese nicht bezahlen. Bei groben Verstößen kann sogar die gesamte Abrechnung unwirksam sein. Legen Sie Widerspruch ein!
Nebenkostenabrechnung erstellen – Schritt für Schritt
Als Vermieter müssen Sie die Nebenkostenabrechnung korrekt und fristgerecht erstellen. So gehen Sie vor:
Abrechnungszeitraum festlegen
Definieren Sie einen 12-Monats-Zeitraum (z.B. 01.01. - 31.12. oder 01.07. - 30.06.)
- Muss mit Mietvertrag übereinstimmen
- Erste Abrechnung kann kürzer sein (z.B. bei Einzug im März: 01.03. - 31.12.)
- Danach immer 12 Monate
Alle Belege sammeln
Sammeln Sie sämtliche Rechnungen und Belege des Abrechnungszeitraums:
- Grundsteuerbescheid
- Wasser-/Abwasserabrechnung
- Heiz- und Warmwasserkosten
- Müllabfuhr-Rechnung
- Versicherungspolice
- Hausmeister/Dienstleister-Rechnungen
- Schornsteinfeger-Rechnung
- usw.
Gesamtkosten pro Position ermitteln
Addieren Sie für jede Kostenart alle Belege des Jahres:
Beispiel Müllabfuhr:
Q1/2023: 120 €
Q2/2023: 135 €
Q3/2023: 128 €
Q4/2023: 142 €
= Gesamt: 525 €
Verteilerschlüssel anwenden
Verteilen Sie die Kosten auf alle Mieteinheiten gemäß Mietvertrag:
- Nach Wohnfläche: Bei den meisten Kostenarten (Standard)
- Nach Verbrauch: Bei Wasser, Heizung, Warmwasser (Pflicht bei Zentralheizung!)
- Nach Personenzahl: Manchmal bei Müll, Wasser
- Nach Wohneinheiten: Selten, z.B. bei Kabelanschluss
Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein!
Anteil je Mieter berechnen
Berechnen Sie den individuellen Kostenanteil:
Formel (bei Wohnflächenschlüssel):
Mieteranteil = (Gesamtkosten × Wohnfläche Mieter) ÷ Gesamtwohnfläche
Beispiel:
Müllabfuhr gesamt: 525 €
Wohnfläche Mieter A: 80 m²
Gesamtwohnfläche Haus: 400 m²
Anteil Mieter A = (525 € × 80 m²) ÷ 400 m² = 105 €
Vorauszahlungen gegenrechnen
Ziehen Sie die geleisteten Vorauszahlungen ab:
Kosten gesamt Mieter A: 1.850 €
Vorauszahlungen (12 × 140 €): 1.680 €
= Nachzahlung: 170 €
Abrechnung erstellen & versenden
Erstellen Sie die formelle Abrechnung mit allen Pflichtangaben und versenden Sie diese:
- Per Post (empfohlen: Einschreiben mit Rückschein)
- Per E-Mail (nur wenn im Mietvertrag vereinbart!)
- Persönlich gegen Empfangsbestätigung
⚠️ Erst mit Zugang beim Mieter beginnt die 12-Monats-Frist!
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Jetzt kostenlos herunterladenHäufig gestellte Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?
Bei Überschreitung der 12-Monats-Frist verfallen alle Nachforderungen des Vermieters. Der Mieter muss keine Nachzahlung mehr leisten. Umgekehrt behält der Mieter seinen Anspruch auf Rückzahlung eines Guthabens.
Kann ich als Mieter Belegeinsicht verlangen?
Ja, Sie haben ein gesetzliches Recht auf Belegeinsicht (§ 259 BGB). Der Vermieter muss Ihnen Original-Belege, Rechnungen und Verträge zur Verfügung stellen. Sie dürfen Kopien anfertigen oder Fotos machen.
Muss ich trotz Fehler in der Abrechnung zahlen?
Bei offensichtlichen Fehlern sollten Sie unter Vorbehalt zahlen und gleichzeitig schriftlich Widerspruch einlegen. Bei gravierenden Mängeln können Sie die Zahlung verweigern – lassen Sie sich aber rechtlich beraten!
Wie hoch darf die Nachzahlung maximal sein?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für Nachzahlungen. Die Höhe ergibt sich aus den tatsächlichen Kosten. Allerdings kann der Vermieter die Vorauszahlung für die Zukunft erhöhen, wenn regelmäßig hohe Nachzahlungen anfallen.
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten und Betriebskosten?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Rechtlich korrekt ist "Betriebskosten" (§ 556 BGB). "Nebenkosten" ist der umgangssprachliche Begriff. Beide meinen die laufenden Kosten, die durch die Nutzung der Immobilie entstehen.
Muss ich Nebenkosten zahlen, wenn nichts im Mietvertrag steht?
Nein! Ohne Vereinbarung im Mietvertrag müssen Sie keine Nebenkosten zahlen. Der Vermieter kann dies nicht nachträglich einführen. Nur bei Mietvertragsänderung mit Ihrer Zustimmung ist eine spätere Vereinbarung möglich.
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